２　文書の番号は、文書件名簿（様式第１号）によって毎年４月１日に始まって翌年３月31日に終わるものとする。

３　文書の記号は、年度及び校名の頭文字を用いる。

（分類記号）

第11条　分類記号は、文書分類表の記号を用いなければならない。

（保存年限）

第12条　文書の保存年限は、次のとおりとする。

(１)　永年　11年以上の期間保存するもの

(２)　10年　10年間保存するもの

(３)　５年　５年間保存するもの

(４)　３年　３年間保存するもの

(５)　１年　１年間保存するもの

２　前項の保存年限は、文書完結の翌年度から起算するものとする。

３　永年保存における文書の保存年限は、その重要度、利用度等を勘案し、校長が設定するものとする。

（起案）

第13条　文書の起案をするに当たっては、文書は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。

２　定例的な事案の起案は、例文により行うものとする。

３　例文は、校長が定めるものとする。

（所定の用紙による処理）

第14条　内容が重要な文書の起案は、起案用紙（様式第２号）を用いて行うものとし、必要な関係書類、参考資料等を添えなければならない。

第15条　内容の軽易な事案等の起案は、原議に簡易起案用紙（様式第３号）を用い、又はその文書の余白に処分案を朱書きして行うことができる。この場合には、その処理経過を明らかにしておかなければならない。

第16条　不備のある極めて軽易な文書を整理して再提出しようとするときは、付せん用紙（様式第４号）を用いて処理することができる。

第17条　口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙（様式第５号）により上司の決裁等所定の手続をとらなければならない。

（秘密又は緊急を要する事案の処理）

第18条　秘密又は緊急を要する事案は、校長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、処理後速やかに所定の手続をとらなければならない。

（浄書および照合）

第19条　文書の浄書及び照合は、事務担当者が行うものとする。

（文書の日付）

第20条　文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

（押印）

第21条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には公印を省略することができる。

第３章　文書の収受、配布等

（収受及び配布）

第22条　到着した文書及び物品は、すべて文書主任又は文書係が次の各号によって処理するものとする。

(１)　校長又は学校あての文書は開封し、収受印（様式第６号）を押し、収受日及び収受の事実を明確に記録しておくことが必要な文書は文書件名簿に登載し、校長の閲覧に供したのち、担当者に配布しなければならない。

(２)　前号の場合において、封筒を失うことにより発信者名が不明となる文書には、その封筒を添えなければならない。

(３)　親展文書は開封せずに、配布しなければならない。

２　文書主任又は文書係以外の者が直接受領した文書は、直ちに文書主任に回付して所定の処理を行わなければならない。

３　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、文書主任が必要と認めるものに限りこれを収受することができる。

４　学校で収受すべきでない文書は、文書主任において返送、回送等必要な処置をとることができる。

５　校長は、親展文書等の配布を受けたときは、秘密を要しないものについては、第１項第１号の規定により処理することができる。

（発送）

第23条　発送する文書は、原則として封入せず原議とともに文書主任に回付しなければならない。

２　文書主任は、前項の規定により回付を受けた文書について決裁等の有無その他の点検を行い、不適当と認めるものは、所要の補正をさせた上、発送しなければならない。

（施行済原議の処理）

第24条　文書主任において文書を発送したときは、原議及び文書件名簿に処理の経過等を記載し、担当者に回付しなければならない。

第４章　文書の整理保存

（整理及び保管）

第25条　文書は完結文書と未完結文書に分け、完結文書は文書分類表に基づいて該当ホルダーに入れ、未完結文書は懸案ホルダーに入れて所定の場所に整理し、及び保管しなければならない。ただし、ホルダーに入れることが適当でないものについては、この限りでない。

（文書の保存及び編冊基準）

第26条　文書主任は、毎年次の各号に定めるところにより、１年間保管した文書を保存しなければならない。

(１)　完結年又は完結年度ごとに区分する。

(２)　文書分類表の配列順に保存箱へ格納する。

(３)　簿冊で格納する場合は、原則として文書分類表補助分類ごとに編冊し、背表紙（様式第７号）を付するものとする。この場合、その大きさは、日本工業規格Ａ列４番以下、１冊の厚さは原則として６センチメートル以下とし、これを超えるものは適宜分冊する。ただし、図書等でこれによりがたいものはこの限りでない。

(４)　保存箱ごとに文書保存カード（様式第８号）を作成し、校長の承認を得て所定の場所へ格納する。

（文書の閲覧及び貸出し）

第27条　職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については、校長の同意を得るものとする。

（保存文書の廃棄）

第28条　保存年限を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。

２　保存年限を経過しない保存文書で、保存の必要がないと認められるものについては、前項の規定を準用する。

第５章　補則

（補則）

第29条　校長は、この規程及び教育委員会の指示によるもののほか、文書の処理に関して必要な事項を定めることができる。

この規程は、昭和63年４月１日から施行する。

附　則（平成14年12月20日教委規程第１号）

（施行期日）

１　この規程は、平成15年４月１日から施行する。

（経過措置）

２　この規程の施行の日前までに収受した文書の取扱いについては、その事案が完結するまでの間、なお従前の例による。

３　この規程による改正前の高森町小・中学校文書規程の規定に基づく保存区分は、改正後の高森町立小・中学校文書規程の規定に基づく保存年限とみなす。

４　この規程の施行の日前までに作成した起案用紙等は、必要な調整をして、当分の間、使用することができる。

別表（第４条関係）（省略）

様式第１号（文書件名簿）（第10条関係）

様式第２号（起案用紙）（第13条関係）

様式第３号（収受印）（省略）（第18条関係）

様式第４号（切手受払簿）（第19条関係）

様式第５号（背表紙）（第23条関係）