○高森町文書取扱規程
令和４年10月21日規程第４号
高森町文書取扱規程
高森町文書取扱規程（昭和44年規程第１号）の全部を改正する。
目次
第１章　総則（第１条―第７条）
第２章　管理体制（第８条―第10条）
第３章　電子文書等の収受等
第１節　電子文書の収受及び配布（第11条―第13条）
第２節　文書の収受及び配布（第14条―第16条）
第４章　起案文書の作成等（第17条―第31条）
第５章　行政文書の整理、保存等
第１節　通則（第32条―第35条）
第２節　行政文書の保管等（第36条・第37条）
第３節　行政文書の保存期間（第38条―第40条）
第４節　行政文書の利用（第41条・第42条）
第５節　行政文書の保存期間の延長及び廃棄（第43条―第46条）
第６章　管理状況の報告、研修（第47条―第49条）
附則
第１章　総則
（目的）
第１条　この規程は、別に定めるものを除き、高森町における行政文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって行政文書の適正な管理と事務の能率的な運用を図ることを目的とする。
（定義）
第２条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１)　行政文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。ただし、官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(２)　文書目録システム　収受又は起案から廃棄に至るまで文書を管理するための情報処理システムをいう。
(３)　通信情報処理システム　通信回線に接続した情報処理システムをいう。
(４)　電子署名　電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）第２条第１項に規定する電子署名をいう。
（行政文書の取扱いの基本）
第３条　行政文書は、正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
２　行政文書は、情報公開制度及び個人情報保護制度が円滑に運用されるよう、適切に管理されなければならない。
（行政文書の運用）
第４条　行政文書の運用は、別に定めのある場合を除き、文書目録システムにより行うものとする。
（文書記号及び文書番号）
第５条　収受及び起案する行政文書には、収受及び起案する日の属する会計年度（以下「年度」という。）の元号の略字及び数字を付すとともに、課ごとに文書管理主管部署の定める２以内の文字で課を表す記号を付し、番号を記載しなければならない。ただし、行政文書、例規文書、告示文書及び議案等の行政文書で文書管理主管部署の指定するものについては、この限りでない。
２　対外文書は、前項の記号に「高森」を冠記する。
３　行政文書の番号は、一連番号により毎年４月１日に第１号から付け始め、翌年３月31日に止める。ただし、例規文書、告示文書及び議案等の行政文書で文書管理主管部署の指定するものは、暦年によることができる。
（令達文の種別）
第６条　令達文の種別は、次のとおりとする。
(１)　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条の規定によるもの
(２)　規則　地方自治法第15条の規定によるもの
(３)　告示　町内の全部又は一部に公示するもの
(４)　達　団体又は個人に指示命令するもの
(５)　訓令　所属の機関及び職員に指示命令するもの
(６)　訓　所属の機関及び職員に各別に指示命令するもの
(７)　内訓　訓令又は訓で、その内容が秘密にわたるもの
(８)　指令　所属の機関、団体及び個人の申請、願出又は伺に対する処分の意思を表示するもの
(９)　辞令　所属の職員に係る処分の意思を表示するもの
（公文例）
第２章　管理体制
（文書管理主管部署）
第８条　町に、文書管理主管部署を置き、総務課をもって充てる。
２　文書管理主管部署は、次に掲げる事務を行う。
(１)　文書目録システムの管理
(２)　行政文書の管理に関する文書管理責任者との調整及び必要な改善措置の実施
(３)　組織の新設、改正又は廃止に伴う必要な措置の実施
(４)　その他行政文書の管理に関する事務の総括
（文書管理責任者）
第９条　課に、文書管理責任者を置く。
２　文書管理責任者は、課長をもって充てる。
３　文書管理責任者は、その所属する課における行政文書の管理を総括する。
（文書取扱主任）
第10条　課に、文書取扱主任を置く。
２　文書取扱主任は、課長を補佐する職員で庶務を担当する最上席の職の者をもって充てる。ただし、文書管理責任者が特に指定したときは、この限りでない。
３　文書管理責任者は、前項ただし書の規定により文書取扱主任を指定したときは、速やかにその職名及び氏名を文書管理主管部署に通知しなければならない。
４　文書取扱主任は、文書管理責任者の命を受け、その所属する課における次に掲げる事務を行う。
(１)　配布された文書の点検及び収受に関すること。
(２)　行政文書の処理の促進に関すること。
(３)　電子決裁方式による事案の決定の推進に関すること。
(４)　起案文書の事案の決定の方式、決裁区分、審議先、合議先、審査先及び供覧先の審査に関すること。
(５)　起案文書についての違法性、不当性、様式の有無その他内容の審査及び調整に関すること。
(６)　行政文書の保存期間の審査に関すること。
(７)　起案文書の文章及び用語用字の調整に関すること。
(８)　行政文書の整理、保管、引継ぎ、移管及び廃棄に関すること。
(９)　前各号に定めるもののほか、行政文書の管理に関すること。
第３章　電子文書等の収受等
第１節　電子文書の収受及び配布
（電磁的記録の受信等）
第11条　電磁的記録の受信は、通信情報処理システムを利用して行うものとする。
２　前項の規定にかかわらず、文書管理責任者は、特別の事情があると認めるときは、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
３　通信情報処理システムヘの着信の確認は、随時行うものとする。
（電子文書の収受の処理）
第12条　文書取扱主任は、文書管理責任者の指示を受けて、通信情報処理システムを利用して主管課に到達し、又は前条第２項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを文書目録システムに記録するものとする。
（電子文書の配付）
第13条　文書取扱主任は、電子文書を当該電子文書の事務担当者に配付するものとする。
２　事務担当者は、文書取扱主任から電子文書を配布されたときは、遅滞なく当該電子文書を処理しなければならない。
第２節　文書の収受及び配布
（到達した文書の取扱い）
第14条　町庁舎に到達した文書は、文書管理主管部署が受領するものとする。
２　文書管理主管部署は、前項の規定により受領した文書（町長又は副町長宛ての親展文書（文書管理主管部署が開封を不適当と認める文書をいう。以下同じ。）を除く。）を開封するとともに文書管理責任者に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要と認めるものは、その配布前に町長、副町長又は会計管理者の閲覧を受けるものとする。
３　２以上の課に関連する文書は、文書管理主管部署がその正本を最も関係の深い課の文書管理責任者に配布し、その写しをその他の課の文書管理責任者に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白に記載するものとする。
（主管課における文書の取扱い）
第15条　文書取扱主任は、文書管理責任者の指示を受けて、主管課に到達した文書（親展文書を除く。）をスキャン等により電子化するものとする。ただし、文書管理責任者が次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、電子化しなくてもよい。
(１)　到達した文書に冊子、図面等が含まれるため、電子化することが困難であるとき。
(２)　到達した文書を利用する職員を限定する必要があるとき。
(３)　到達した文書の総枚数が10枚を超えるとき。
(４)　前３号に掲げるもののほか、文書管理主管部署が特別の事情があると認めたとき。
２　文書取扱主任は、次の各号に掲げる文書を処理するときは、当該各号に定める方法により処理するものとする。
(１)　収受の日時が権利の得喪に関わると認められる文書の場合　文書の余白に到達日時を明記して文書取扱主任の確認印を押すこと。
(２)　差押通知書、債権譲渡通知書その他これらに類するものの場合　前号に定める処理のほか、当該文書の写しを会計管理者に送付すること。
(３)　現金又は金券が添付されている文書の場合　文書の余白に金額を記載し、文書取扱主任の確認印を押すこと。
３　文書取扱主任は、収受の処理が必要と認めるものを文書目録システムに記録するものとする。
４　事務担当者は、文書取扱主任から文書の引渡しを受けたときは、遅滞なく当該文書を処理しなければならない。
（ファクシミリの利用による収受）
第16条　ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、前２条の規定により、収受の処理を行うものとする。
２　ファクシミリへの着信の確認は、随時行うものとする。
第４章　起案文書の作成等
（決裁方式）
第17条　事案の決定は、文書目録システムによる電子決裁方式により行うものとする。
２　前項の規定にかかわらず、文書管理責任者が次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、書面による方式（以下「書面決裁方式」という。）により事案の決定を行うことができる。
(１)　起案文書に冊子、図面等が含まれるため、電子決裁方式によることが困難であるとき。
(２)　起案文書を閲覧することのできる職員を限定する必要があるとき。
(３)　起案文書の総枚数が10枚を超えるとき。
(４)　前３号に掲げるもののほか、文書管理主管部署が特別の事情があると認めたとき。
３　前項の規定により書面決裁方式とした事案は、審査回覧印（様式第１号）又はそれに準じた表示を当該文書に示し、承認を得ることにより、事案の決定をすることができる。
４　緊急の取扱いを要する事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、当該決定後にこの規程に規定する決定の手続を行わなければならない。
（起案の方法）
第18条　起案は、別に定めのある場合を除き、起案をする者（以下「起案者」という。）が、文書目録システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録することにより行うものとする。
（起案文書の作成）
第19条　起案文書には、事案の内容を平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。
２　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過等を記録し、又は記載するものとする。
３　起案文書には、必要に応じて、事案の経過等を明らかにする資料を添えるものとする。
４　起案文書には、事案の性質により「至急」、「秘密」、「例規集収録」、「公印省略」等の注意事項を記載するものとする。
（発信者名）
第20条　決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、町長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、副町長名、会計管理者名若しくは課長名又は町名を用いることができる。
２　対内文書の発信者は、特に重要なものを除き事案の軽重により副町長名若しくは会計管理者名又は課長名を用いるものとする。ただし、特に軽易な事案に係るものは、課長名又は出先機関の長名を用いることができる。
３　前２項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、町名、課名、所名等を用いることができる。
４　対内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。
５　第１項ただし書及び第２項の場合において、発信者名は、受信者と均衡を失しないよう留意しなければならない。
（審査）
第21条　条例、規則、告示及び訓令並びに不服申立て及び争訟に関する事案に係る起案文書の審査は、文書管理主管部署が行うものとする。
（合議）
第22条　起案文書の合議は、関連する課に合議するものとする。
（回議）
第23条　電子決裁方式による起案文書の回議は、電子回議方式（文書目録システムを利用した流れ方式による回議をいう。以下同じ。）による。
２　書面決裁方式による起案文書の回議は、流れ方式による。
３　前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書（書面決裁方式によるものに限る。以下この項において同じ。）、その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。
（起案文書の回議に係る事案の検討）
第24条　決定関与者は、起案文書の回議を受けたときは、直ちに当該事案を検討しなければならない。この場合において、案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡しなければならない。
（決定後の処理）
第25条　起案者は、当該事案が決定したとき、又は施行が完了したときは、文書目録システムに必要な事項を記録するものとする。
（供覧）
第26条　供覧文書は、電子回付方式又は余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けた文書により回付することができる。
２　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書（軽易なものを除く。）を回付する場合には、文書目録システムに必要な事項を記録するものとする。
（未完結文書の追求）
第27条　文書取扱主任は、文書管理責任者の指示を受けて、未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
（処理状況の調査等）
第28条　文書管理主管部署は、必要があると認めるときは、行政文書の処理状況を調査し、又は文書管理責任者から行政文書の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき文書管理責任者に指示をすることができる。
（公印）
第29条　施行に用いる文書には、次条に規定する文書及び別に定めのある場合を除き、高森町公印規則（昭和41年規則第８号）の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については「（公印省略）」の記載をして、その押印を省略することができる。
２　公印は、発信者名の最後の字の半分に掛けて押印するものとする。
（電子署名）
第30条　総合行政ネットワーク文書（送信するものに限る。）については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。
（発送）
第31条　施行に用いる文書（以下「施行文書」という。）の発送は、通信情報処理システムによる送信、使送、郵便による送付、信書便による送付、集配、ファクシミリ等に区分して行うものとする。
２　前項の規定により施行文書を発送した者は、電子決裁方式によるものにあってはその旨を文書目録システムに記録し、書面決裁方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名し、又は押印するものとする。
第５章　行政文書の整理、保存等
第１節　通則
（行政文書の分類）
第32条　行政文書は、文書分類・保存年限表を用い、分類しなければならない。
（電子文書の整理及び保存）
第33条　電子文書は、文書目録システムにより整理し、及び保存するものとする。
（行政文書の整理）
第34条　行政文書（電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。）は、常に整然と分類して整理し、必要なときは直ちに取り出せるよう保管するものとする。
（事務室内における保管）
第35条　行政文書の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な行政文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。
２　行政文書の事務室内における保管については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。
３　文書管理責任者は、前項の規定により保管をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。
第２節　行政文書の保管等
（保管等）
第36条　職員は、行政文書（電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。）を前条第２項に規定する書棚等の適切な用具に収納し、文書管理責任者はこれを保管するものとする。
２　前項の規定による保管は、行政文書を職務上作成し、又は取得した年度別に区分して行うものとする。
（書庫への保存等）
第37条　電子文書で保存を必要とする完結文書は、文書目録システムにより文書管理責任者が行うものとする。
２　行政文書（電子文書を除く。）は、文書管理責任者が、原則として簿冊として整理し、次条第１項の保存期間別にとじ、書庫に保存する。ただし、１年保存の文書は、主管課における保管期間の経過をもって保存期間の終了とみなす。
３　前項の規定にかかわらず、保存を要する文書であって文書管理責任者が特に必要があると認めるものは、文書管理主管部署の承認を得て、主管課において保管することができる。
第３節　行政文書の保存期間
（保存期間の種別）
第38条　行政文書の保存期間の種別は、次の６種とする。
永年
20年
10年
５年
３年
１年
２　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある行政文書については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある行政文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間を定めるものとする。
３　前２項の規定にかかわらず、保存不要文書にあっては、用済後直ちに又は一定期間経過後、文書管理責任者において廃棄することができる。
（行政文書の保存期間）
第39条　行政文書の保存期間は、法令等の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
（保存期間の計算）
第40条　行政文書の保存期間の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度４月１日から起算する。
第４節　行政文書の利用
（事務室内の行政文書の利用）
第41条　主管課の職員は、事務室内において保管されている行政文書（電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。）を利用するため持ち出したときは、当該行政文書を、退庁時までに返却するものとする。
（書庫の行政文書の利用）
第42条　主管課の職員は、書庫に収納されている行政文書を利用しようとするときは、当該行政文書を、退庁時までに返却するものとする。
第５節　行政文書の保存期間の延長及び廃棄
（保存期間が満了したときの措置）
第43条　文書管理責任者は、簿冊について、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、歴史公文書か否かを判断し、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
（保存期間の延長）
第44条　文書管理責任者は、保存期間を、必要に応じて延長することができる。
（廃棄）
第45条　文書管理責任者は、保存期間が満了した簿冊について、第40条の規定により定めた保存期間が満了したときの措置に基づき、保存期間を延長し、又は廃棄しなければならない。
（行政文書の廃棄の方法）
第46条　文書管理責任者は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする行政文書については、消去、焼却、裁断等の方法により廃棄するなど当該行政文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。
第６章　管理状況の報告、研修
（管理の状況の報告）
第47条　文書管理主管部署は、行政文書の管理の状況について、毎年度、町長に報告しなければならない。
（研修の実施）
第48条　町長は、職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効率的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第49条　文書管理責任者は、必要があると認めるときは、行政文書の管理に関する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
附　則
この訓令は、令和４年10月21日から施行し、令和４年４月１日から適用する。
別表（第７条関係）







様式第１号（第17条関係）